Procedimientos

Los procedimientos (o SOP, por standard operating procedure) describen cómo se hace una tarea de forma segura: bloqueo de energías, trabajo en altura, ingreso a espacios confinados. Son documentos controlados: cada cambio queda registrado, con quién lo elaboró, quién lo aprobó y desde cuándo rige.

El módulo tiene dos niveles:

• Un catálogo a nivel de la cuenta: la biblioteca de procedimientos modelo.
• Los procedimientos en uso: adoptados del catálogo o redactados a medida, cada uno con su historial de revisiones y su alcance — un sitio, un grupo de sitios, o todos.

Una consultora carga su biblioteca una vez y la adopta en cada cliente nuevo apenas lo onboardea. Una empresa hace lo mismo con sus propios establecimientos. Cuando varios destinos comparten un procedimiento —los tres sitios de una misma firma, o toda la organización— es un solo documento que rige en todos, no una copia por sitio.

En esta sección

• Habilitación — cómo se activa la funcionalidad por cuenta y por cliente.
• Catálogo de procedimientos — la biblioteca modelo, incluidos los procedimientos internos.
• Procedimientos del cliente — adoptar del catálogo o redactar a medida.
• Revisiones — publicar una nueva versión y leer el historial.

Conceptos

• Procedimiento modelo — una plantilla del catálogo de la cuenta. Por defecto está disponible para todos los clientes/establecimientos; también puede limitarse a algunos.
• Audiencia — un modelo puede ser para clientes (se adopta y se entrega) o interno (uso propio de la organización). Un procedimiento interno nunca se puede asignar ni adoptar: lo ven solamente los profesionales, en su propia biblioteca.
• Procedimiento — el documento controlado. Su identidad es el código (por ejemplo PTS-002), único en la cuenta, que se mantiene aunque cambien el título o el contenido. Es el código con el que conviene referirse a un procedimiento desde otros registros.
• Alcance — un procedimiento rige en todos los clientes/establecimientos o en un subconjunto elegido. Es un solo documento con una sola cadena de revisiones: al publicar, la reciben todos los destinos alcanzados.
• Revisión — una versión del procedimiento, numerada de forma correlativa (Rev. 1, Rev. 2, …). Solo una está vigente a la vez; las anteriores quedan obsoletas, pero se conservan y se pueden leer.
• Descripción del cambio — a partir de la revisión 2 es obligatoria: explica qué cambió respecto de la anterior. Es lo que se lee en el historial.

Control de revisiones

Cada procedimiento tiene un historial de revisiones con una fila por versión: número, fecha, descripción del cambio, quién la elaboró y quién la aprobó. Es el registro que se muestra cuando alguien pregunta "¿qué versión de este procedimiento estaba vigente en tal fecha, y qué cambió después?".

Publicar una revisión nueva:

1. Crea la siguiente versión, tomando como base la vigente.
2. Marca la anterior como obsoleta — no se borra, queda disponible para consulta.
3. Registra quién aprobó y desde cuándo rige la nueva.

Los procedimientos obsoletos nunca se eliminan. Se conservan identificados como tales, que es lo que permite reconstruir la historia del documento.

¿Quién puede hacer qué?

• Administradores — gestión completa: catálogo, procedimientos de cualquier cliente/establecimiento y publicación de revisiones.
• Profesionales (consultoras) — gestionan los procedimientos de los clientes a los que tienen acceso y consultan la biblioteca de procedimientos internos.
• Representantes del cliente — leen los procedimientos de su cliente/establecimiento y su historial de revisiones. No editan ni publican.
• Empleados — leen la revisión vigente de los procedimientos de los sitios a los que están asociados, desde el portal. No ven borradores, versiones obsoletas ni el historial.

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