Distribuir un procedimiento

Leer un procedimiento en el portal no deja registro. Cuando necesitás probar que cada trabajador recibió una revisión concreta —un procedimiento nuevo, un cambio importante, lo que pide una auditoría—, lo distribuís: cada empleado lo lee desde su portal o desde el tótem y firma una constancia de recepción.

La constancia prueba que la persona recibió esa revisión exacta, no que esté de acuerdo con ella. Si no está de acuerdo, lo escribe en las observaciones, que quedan guardadas junto con su firma.

Habilitación

La distribución de documentos es una funcionalidad aparte de los procedimientos y se habilita igual, en dos niveles: Safety Panel la activa para la cuenta (Distribución de documentos con firma) y el administrador puede desactivarla por sitio desde la ficha del sitio. Para distribuir un procedimiento en un sitio tienen que estar habilitadas las dos: los procedimientos y la distribución.

Distribuir

1. Abrí el procedimiento desde el sitio (Procedimientos → el procedimiento).
2. En la columna de la derecha, en Constancias de recepción, elegí Distribuir.
3. Elegí los destinatarios:
   • Todo el sitio: dejá Puestos vacío.
   • Algunos puestos: elegilos. Solo lo reciben quienes los ocupan en ese sitio.
4. Si querés, poné una fecha límite.
5. Distribuir.

Cada empleado activo que cumple las condiciones recibe una constancia pendiente, y la ve en Documentos para firmar, dentro de Pendientes en su portal.

Se distribuye siempre la revisión vigente, y a un sitio por vez. Para varios sitios, repetí la distribución desde cada uno. Una misma revisión no puede tener dos distribuciones abiertas en el mismo sitio.

La distribución queda abierta

Mientras está abierta, la distribución acompaña los cambios del sitio:

• Quien ingresa al sitio, o pasa a uno de los puestos elegidos, recibe su constancia.
• Quien deja el sitio o el puesto, o es desactivado, antes de firmar, queda como No aplica. Si vuelve mientras la distribución sigue abierta, su constancia vuelve a estar pendiente.
• Una constancia firmada no cambia nunca, aunque la persona se vaya después.

Fecha límite

La fecha límite no bloquea nada. Pasada la fecha, las constancias pendientes se pueden seguir firmando, pero quedan marcadas fuera de término.

Cerrar una distribución

Quien la creó, o un administrador, puede cerrarla desde su tablero (Cerrar…). Al cerrarla:

• deja de llegarle a quien ingrese al sitio;
• las constancias pendientes ya no se pueden firmar y quedan sin cumplir;
• las firmadas se conservan enteras.

Cuando se publica una revisión nueva

Al publicar una revisión nueva del procedimiento, sus distribuciones abiertas se cierran solas: nadie firma una revisión que ya no está en vigencia. El tablero de la distribución cerrada ofrece Redistribuir la Rev. n, que abre el formulario con la revisión nueva y los mismos puestos.

Firmar la constancia (empleados)

1. En el portal, Documentos para firmar.
2. Abrí el documento y leelo: el contenido y el archivo están en la misma pantalla.
3. Si querés, escribí tus observaciones.
4. Firmá con el dedo o con el mouse y tocá Firmar constancia.
5. Si el sitio tiene la verificación de firma activa, te llega un código por email para confirmar la firma.

Desde un tótem se firma igual; el tótem muestra solamente las constancias de su propio sitio. El empleado ve en Documentos para firmar tanto lo que tiene pendiente como el historial de lo que ya firmó.

El tablero

Distribuciones (en el menú del sitio) lista las distribuciones abiertas y cerradas. Cada una tiene un tablero con:

• cuántas constancias están cumplidas, pendientes (o sin cumplir, si ya se cerró) y cuántas no aplican;
• una fila por empleado, con su puesto, el estado y cuándo firmó;
• el PDF de cada constancia, con un código QR que cualquier persona puede escanear para verificarla;
• Descargar planilla: un CSV con todas las constancias, para entregar en una auditoría.

Evidencia

Cada constancia firmada guarda la firma, la fecha y hora, las observaciones y, si se firmó desde un tótem, cuál. Guarda además una huella del contenido firmado: si el documento se modificara, la huella dejaría de coincidir. Las constancias nunca se eliminan, y un procedimiento distribuido en un sitio no se puede eliminar de ese sitio: se archiva.

¿Quién puede hacer qué?

• Administradores — distribuyen en cualquier sitio y cierran cualquier distribución.
• Profesionales — distribuyen en los sitios a los que tienen acceso y cierran las distribuciones que crearon.
• Representantes del sitio — ven el tablero y descargan la planilla. No distribuyen ni cierran.
• Empleados — leen y firman sus constancias desde el portal o el tótem.