Distribuir un archivo suelto

No todo lo que tenés que hacer llegar a los trabajadores es un procedimiento. Una política, un comunicado o un reglamento interno se distribuyen igual, con el mismo flujo de constancias: subís el archivo, elegís a quién le llega y cada empleado deja constancia de haberlo recibido desde su portal o desde el tótem.

Todo lo que explica Distribuir un procedimiento vale también acá: los niveles de constancia, la distribución que queda abierta, la fecha límite, el tablero, el PDF de cada constancia y la planilla. Esta página cuenta solo lo que cambia.

Distribuir

1. Entrá al sitio y abrí Distribuciones.
2. Tocá Distribuir un archivo.
3. Subí el archivo. Tiene que ser un PDF de hasta 25 MB: el empleado lo abre en el navegador.
4. Escribí el título: así lo ve el empleado en su portal y así figura en cada constancia. Si querés, agregá una descripción, que se muestra arriba del archivo.
5. Elegí los destinatarios, la fecha límite y, si el sitio lo permite, el nivel de constancia, igual que al distribuir un procedimiento.
6. Distribuir.

El archivo queda fijo

Una vez distribuido, el archivo no se puede reemplazar y su título no cambia. Cada constancia guarda una huella del archivo exacto que recibió el empleado: si el archivo cambiara, la constancia dejaría de probar lo que dice.

Un archivo suelto no tiene revisiones. Si sale una versión nueva del documento:

1. Cerrá la distribución anterior desde su tablero (Cerrar…), si ya no querés que nadie la cumpla.
2. Distribuí la versión nueva como un archivo nuevo.

A diferencia de un procedimiento, la distribución de un archivo nunca se cierra sola.

Cumplir la constancia (empleados)

El empleado encuentra el archivo en Documentos para firmar, con su título y el nombre del archivo. Para cumplir la constancia tiene que abrir el archivo desde esa pantalla: en un acuse de lectura, Leí y comprendo se habilita recién después de abrirlo. Después confirma o firma igual que con un procedimiento.

¿Quién puede hacer qué?

• Administradores y profesionales — distribuyen archivos en los sitios a los que tienen acceso.
• Representantes del sitio — ven el tablero y descargan la planilla. No distribuyen.
• Empleados — abren el archivo y dejan su constancia desde el portal o el tótem.