Apariencia
Procedimientos
Los procedimientos (o SOP, por standard operating procedure) describen cómo se hace una tarea de forma segura: bloqueo de energías, trabajo en altura, ingreso a espacios confinados. Son documentos controlados: cada cambio queda registrado, con quién lo elaboró, quién lo aprobó y desde cuándo rige.
El catálogo y los procedimientos en uso
El módulo tiene dos niveles:
- Un catálogo a nivel de la cuenta, con las plantillas de procedimiento: la biblioteca modelo, que se carga una vez.
- Los procedimientos en uso, cada uno con su historial de revisiones. Se adoptan de una plantilla o se redactan a medida.
Adoptar copia el contenido de la plantilla: después, editar una no toca la otra. Una consultora carga su biblioteca una vez y la adopta en cada sitio nuevo apenas lo incorpora. Una empresa hace lo mismo con sus propios sitios.
Una plantilla puede ser para sitios, y entonces se adopta, o interna: describe cómo trabaja la propia organización, por ejemplo cómo se ejecuta una visita. Una plantilla interna no se adopta en ningún sitio; los profesionales la leen en Procedimientos internos.
Un documento, varios sitios
Un procedimiento no pertenece a un solo sitio: tiene un alcance. Rige en todos los sitios, incluidos los que se den de alta más adelante, o en los sitios seleccionados, que pueden ser uno solo o varios, como los tres sitios de una misma firma.
Es un solo documento con una sola cadena de revisiones. Al publicar una revisión, la reciben todos los sitios alcanzados: no hay que repetir el trabajo sitio por sitio.
Su identidad es el código, por ejemplo PTS-002, único en la cuenta. Se mantiene aunque cambien el título o el contenido, así que es la forma de referirse a un procedimiento desde otros registros.
Revisiones
Un procedimiento no se edita en el lugar: cada cambio de contenido es una revisión nueva, numerada de forma correlativa (Rev. 1, Rev. 2, …). Puede quedar como borrador mientras se trabaja; al publicarla pasa a ser la vigente y la anterior queda obsoleta, pero se conserva y se puede leer.
A partir de la revisión 2, cada una dice qué cambió respecto de la anterior. El historial de revisiones responde "¿qué versión regía en tal fecha y qué cambió después?".
Un procedimiento que deja de aplicarse se archiva, no se borra: el historial sigue siendo evidencia de qué instrucción regía en cada momento.
Quién los lee
Los empleados leen la revisión vigente de los procedimientos de sus sitios desde su portal. En las cuentas con modo tótem, cualquier persona la lee en la tablet del sitio sin identificarse.
Leer no deja registro: no cuenta como capacitación ni como acuse de recibo. Para probar que cada trabajador recibió una revisión, está la distribución de documentos.
Guías
- Armar el catálogo de procedimientos
- Archivar o eliminar una plantilla
- Agregar un procedimiento a un sitio
- Cambiar el código o el alcance
- Publicar una revisión
- Quitar un procedimiento de un sitio
- Archivar o restaurar un procedimiento
- Leer los procedimientos del sitio
Referencia
- Estados — De una plantilla, de un procedimiento y de una revisión.
- Permisos — Qué puede hacer cada rol.
- Habilitación — La cuenta y cada sitio.
¿Buscabas la descripción del producto? Procedimientos de trabajo seguro en el sitio de Safety Panel.