Archivar o restaurar un procedimiento

Archivar es la forma de sacar de circulación un documento controlado: se conserva entero, con todas sus revisiones y sus archivos.

Archivarlo

1. Abrí el procedimiento y, en Más, hacé clic en Archivar….
2. Escribí el Motivo: es lo que explica la decisión a quien lea el documento después.
3. Confirmá con Archivar.

Archivado, deja de aparecer en el portal de empleados, en el tótem y entre los vigentes del sitio. La ficha muestra quién lo archivó, cuándo y por qué.

Un procedimiento archivado queda en solo lectura: no se edita, no se le escribe ni se publica una revisión nueva, no cambia su alcance y no se distribuye. Si tenía una revisión en borrador, se conserva y se puede seguir al restaurarlo. Tampoco se puede adoptar de nuevo la plantilla de la que salió: primero hay que restaurarlo.

El representante del sitio deja de verlo en su listado. Lo que firmaron los empleados sigue a la vista en la distribución, con su planilla.

Sus distribuciones abiertas, en todos los sitios, se cierran solas: las constancias pendientes quedan Sin cumplir y las cumplidas se conservan. Antes de confirmar, el diálogo dice cuántas se cierran.

Restaurarlo

En el listado del sitio, elegí el estado Archivados y hacé clic en Restaurar en la fila. También se puede desde la ficha.

Vuelve tal como estaba, salvo sus distribuciones: las que se cerraron al archivarlo siguen cerradas. Para volver a pedir constancias, distribuí de nuevo la revisión vigente.

Historial de archivo

Restaurar no borra nada. La ficha muestra, debajo del historial de revisiones, un Historial de archivo con cada vez que se archivó (quién, cuándo y el motivo) y cada vez que se restauró (quién y cuándo). Lo ven los administradores y los profesionales.