Apariencia
Distribución de documentos
Leer un procedimiento en el portal no deja registro. Cuando necesitás probar que cada trabajador recibió un documento concreto, lo distribuís. Puede ser un procedimiento nuevo, un cambio importante o lo que pide una auditoría.
Cada empleado lo lee desde su portal o desde el tótem y deja una constancia de recepción: confirma que lo leyó o lo firma.
La constancia prueba que la persona recibió ese documento exacto, no que esté de acuerdo con él. Si no está de acuerdo, lo escribe en las observaciones, que quedan guardadas junto con su constancia.
Qué se distribuye
- Un procedimiento: su revisión vigente. Si se publica una revisión nueva, la distribución se cierra sola y se redistribuye la nueva.
- Un archivo suelto: una política, un comunicado o un reglamento en PDF. No tiene revisiones.
- Los riesgos de un puesto, desde Evaluación de riesgos.
Se distribuye a un sitio por vez: a todo el sitio o a algunos puestos. Un procedimiento llega solo a sus destinatarios: uno dirigido al personal propio no les llega a los contratistas del sitio.
La distribución queda abierta
Una distribución no es un envío único. Mientras está abierta, acompaña los cambios del sitio: quien ingresa recibe su constancia, y a quien se va antes de cumplirla deja de corresponderle. Lo mismo pasa si cambian los destinatarios del procedimiento o el empleador de una persona. Una constancia cumplida no cambia nunca. Ver Estados.
La fecha límite es opcional y no bloquea nada: lo que se cumple después queda marcado fuera de término.
Leer o firmar
Cada sitio fija un nivel mínimo de constancia: un acuse de lectura, una firma en pantalla o una firma con un código por email. Quien distribuye puede pedir más, nunca menos. Ver Niveles de constancia.
La evidencia
Cada constancia cumplida guarda quién, cuándo, desde dónde y con qué nivel, más una huella del documento recibido. Tiene su PDF con un código QR para verificarla, y el tablero de cada distribución arma planillas en PDF y CSV. Las constancias nunca se eliminan. Ver Evidencia.
Guías
- Distribuir un procedimiento
- Distribuir un archivo suelto
- Seguir una distribución
- Editar una distribución
- Cerrar o redistribuir
- Cumplir una constancia
Referencia
- Niveles de constancia — Acuse de lectura, firma y firma con código.
- Estados — De una distribución y de una constancia.
- Evidencia — Qué guarda cada constancia, su PDF y las planillas.
- Avisos por correo — Qué le llega al empleado.
- Permisos — Qué puede hacer cada rol.
- Habilitación — La cuenta y cada sitio.